Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að skýra hvernig við öflum og notum persónuupplýsingar.Persónuverndarstefna Hreint

1. Tilgangur

Hreint ehf. er annt um öryggi og trúnað persónuupplýsinga þinna.

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað  að skýra hvernig við öflum og notum persónuupplýsingar.

1.1. Hreint ehf. telst vera „ábyrgðaraðili“ í skilningi persónuverndarlaga. Það þýðir að við berum ábyrgð á því hvernig persónuupplýsingar þínar eru geymdar og notaðar. Okkur er skylt samkvæmt persónuverndarlögum að gera þér grein fyrir þeim upplýsingum sem fram koma í persónuverndarstefnunni.

1.2. Það er mikilvægt að þú lesir og gerir þér grein fyrir efni persónuverndarstefnunnar og annarra persónuverndarstefna eða skilmála sem við kunnum að útbúa vegna sérstakrar öflunar eða vinnslu persónuupplýsinga þinna, þannig að þér sé ljóst hvernig og hvers vegna við notum upplýsingarnar og hver réttindi þín eru samkvæmt persónuverndarlögum.

2. Meginreglur persónuverndar

2.1. Við fylgjum persónuverndarlögum. Þar segir að þær persónuupplýsingar, sem við vinnum um þig, skuli vera:

a. Unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti.

b. Fengnar í skýrt tilgreindum, lögmætum og málefnalegum tilgangi sem við höfum kynnt þér með skýrum hætti og skulu ekki notaðar í neinum öðrum tilgangi sem er ósamrýmanlegur upphaflegum tilgangi.

c. Nægilegar, viðeigandi og takmarkast við það sem nauðsynlegt er miðað við þann tilgang sem við höfum kynnt þér.

d. Áreiðanlegar og uppfærðar.

e. Ekki varðveittar lengur en þörf er á miðað við þann tilgang sem við höfum kynnt þér.

f. Varðveittar með öruggum hætti.

3. Hvaða upplýsingum söfnum við og í hvaða tilgangi?

3.1. Persónuupplýsingar eru hvers konar upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Við söfnum persónulegum upplýsingum í ýmislegum tilgangi en m.a. til að geta veitt þér þá þjónustu sem þú óskar um og til að betrumbæta þjónustuna og upplifun þína.

3.2. Þær persónuupplýsingar sem við söfnum frá þér eru t.d. kennitala nafn, heimilisfang, símanúmer, netfang og í ákveðnum tilvikum upplýsingar um ökuskirteini.

3.3. Við kunnum einnig að afla, varðveita og nota eftirfarandi tegundir viðkvæmra persónupplýsinga er varða sakfellingar í refsimálum og refsiverð brot.

4. Hvernig er persónuupplýsingunum þínum safnað?

4.1. Við söfnum persónuupplýsingum m.a. um starfsumsækjendur í gegnum umsóknar- og ráðningarferli, varðandi þjónustu í símtölum sem þú átt við starfsfólk okkar, þegar þú heimsækir vefsvæði okkar og þegar þú sendir fyrirspurnir og beiðnir til okkar.

5. Hvernig við notum persónuupplýsingar þínar

5.1. Við munum aðeins nota persónuupplýsingar þínar þegar lög heimila. Við munum aðallega nota persónuupplýsingar þínar við eftirfarandi aðstæður:

5.1.1. Til að geta veitt þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir, m.a. svara fyrirspurnum og beiðnum

5.1.2. Til að upplýsa þig um breytingar á þjónustu, upplýsa um nýja þjónustu og greina notkun þína á þjónustu okkar.

5.1.3. Þegar slíkt er nauðsynlegt vegna lögmætra hagsmuna okkar (eða þriðja aðila) og hagsmunir eða grundvallarréttindi og frelsi þitt sem krefst verndar persónuupplýsinga vegur ekki þyngra.

5.2. Við kunnum einnig að nota persónuupplýsingar þínar í eftirfarandi aðstæðum, sem er þó ólíklegt:

5.2.1. Þegar þörf er á að vernda hagsmuni þína (eða þriðja aðila).

5.2.2. Þegar slíkt er nauðsynlegt í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds.

6. Hvenær við munum nota persónuupplýsingar þínar

6.1. Við vinnum ofangreindar persónuupplýsingar aðallega til að efna eða undirbúa samning okkar við þig, veita þér þá þjónustu sem þú óskar eftir og til þess að fullnægja lagaskyldum sem á okkur hvíla. Í ákveðnum tilvikum kunnum við að nota persónupplýsingar þínar í þágu lögmætra hagsmuna okkar (eða þriðja aðila), að því gefnu að hagsmunir þínir eða grundvallarréttindi og frelsi vegi ekki þyngra.

7. Hvernig við vinnum viðkvæmar persónuupplýsingar

7.1. Viðkvæmar persónuupplýsingar þarfnast aukinnar verndar. Við þurfum þ.a.l. að hafa ríkari ástæður sem réttlæta öflun, varðveislu og notkun viðkvæmra persónuupplýsinga. Við höfum gert þær verndarráðstafanir (t.d. með gerð persónuverndarstefnu) sem persónuverndarlög krefjast við vinnslu slíkra upplýsinga. Við kunnum að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar í eftirfarandi tilvikum:

7.1.1. Í undantekningartilvikum, með afdráttarlausu skriflegu samþykki þínu.

7.1.1.1. Þegar við þurfum að standa við lagalegar skuldbindingar okkar eða nýta tiltekin réttindi samkvæmt vinnulöggjöf.

7.1.1.2. Þegar það er nauðsynlegt af ástæðum er varða almannahagsmuni og fyrir þeim er sérstök lagaheimild.

7.1.2. Í einstaka tilvikum, kunnum við að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar þegar það er nauðsynlegt til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur eða þegar það er nauðsynlegt til að verja hagsmuni þína (eða þriðja aðila) og þú ert ófær um að gefa samþykki þitt, eða þegar þú hefur þegar gert upplýsingarnar opinberar almenningi.

8. Þurfum við samþykki þitt?

8.1. Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar til að standa við lagaskuldbindingar okkar eða til að nýta tiltekin réttindi á sviði vinnuréttar og upplýsingarnar eru unnar í samræmi við persónuverndarstefnuna er ekki þörf á samþykki þínu. Í takmarkatilvikum kunnum við að óska eftir skriflegu samþykki þínu til að heimila vinnslu tiltekinna viðkvæmra upplýsinga. Við slíkar aðstæður munum við gera þér fulla grein fyrir því hvaða upplýsinga við þörfnumst og af hverju, svo þú getir tekið meðvitaða ákvörðun um veitingu samþykkis. Þér ber engin skylda til að veita samþykki og hefur ákvörðun þín um veitingu samþykkis  hvorki jákvæð né neikvæð áhrif á umsóknarferlið.

9. Upplýsingar sem varða sakfellingu í refsimálum

9.1. Okkur er aðeins heimilt að nota upplýsingar sem varða sakfellingar í refsimálum þegar lög heimila slíka notkun. Þetta á yfirleitt aðeins við þegar slík notkun er nauðsynleg til að standa við skuldbindingar okkar að því gefnu að notkunin sé í samræmi við persónuverndarstefnuna.

9.2. Við munum aðeins safna upplýsingum sem varða sakfellingar í refsimálum (t.d. sakavottorð) ef við höfum lagaheimild til og það er viðeigandi vegna eðli stöðu þinnar. Þegar það er viðeigandi, munum við safna upplýsingum sem varða sakfellingar í refsimálum í ráðningarferlinu.

10. Miðlun upplýsinga

10.1. Við kunnum einnig að miðla upplýsingum þínum út fyrir EES. Ef svo kann að vera, getur þú búist við því að viðtakandi upplýsinganna viðhafi sambærilega vernd.

10.2. Hvers vegna kunnum við að miðla persónuupplýsingum þínum til þriðja aðila? Við munum miðla persónupplýsingum þínum til þriðja aðila þegar svo er skylt samkvæmt lögum, þegar það er nauðsynlegt til að stofna ráðningarsamning þinn eða þegar við höfum aðra lögmæta hagsmuni til miðlunarinnar.

10.3. Hvaða þriðju aðilar munu vinna persónuupplýsingar þínar? „Þriðju aðilar“ eru m.a. þjónustuveitendur og samstarfsaðilar. Þá kunnum við að miðla persónuupplýsingum til þjónustuveitenda okkar í tengslum við daglegan rekstur, upplýsingatækniþjónustu og hýsingu gagna t.d. með notkun skýjalausna. Þá eru þjónustuveitendur okkar ávallt vottuð alþjóðleg upplýsingatæknifyrirtæki, svo sem Microsoft og/eða Amazon.

10.4. Hversu öruggar eru persónuupplýsingar þínar hjá þjónustuveitendum og öðrum félögum í félagasamstæðunni?Öllum þjónustuveitendum okkar er skylt að gera viðeigandi verndarráðstafanir til að stuðla að persónuvernd í samræmi við persónuverndarstefnu okkar. Þjónustuaðilum okkar er óheimilt að nota persónuupplýsingar þínar í eigin þágu. Þeim er aðeins heimilt að vinna persónuupplýsingar þínar í sérstaklega tilgreindum tilgangi og aðeins í samræmi við leiðbeiningar okkar.

10.5. Aðrir þriðju aðilar? Við kunnum að miðla persónuupplýsingum þínum til annarra þriðju aðila, t.d. í sambandi við sölu eða endurskipulagningu fyrirtækisins. Í slíkum tilvikum munum við, eins og mögulegt er, miðla nafnlausum upplýsingum til þriðju aðila áður en viðskiptin ganga í gegn. Þegar viðskiptin ganga í gegn, munum við miðla persónuupplýsingum þínum til þriðja aðilans ef og aðeins upp að því marki sem undirliggjandi samningur krefst.

11. Upplýsingaöryggi

11.1. Við höfum gert ráðstafanir sem stuðla að öryggi persónuupplýsinga þinna. Frekari upplýsingar um slíkar ráðstafanir má nálgast með því að hafa samband við okkur.

11.2. Þriðju aðilar munu aðeins vinna persónuupplýsingar þínar eftir okkar leiðbeiningum og aðeins þegar þeir hafa samþykkt að meðhöndla upplýsingarnar sem trúnaðarmál og gæta að öryggi þeirra.

11.3. Við höfum gert viðeigandi öryggisráðstafanir til að koma í veg fyrir að persónuupplýsingarnar þínar glatist fyrir slysni, séu notaðar eða gerðar aðgengilegar í óleyfi, breytt eða miðlað. Til viðbótar, takmörkum við aðgengi að persónuupplýsingum þínum svo aðeins þeir starfsmenn, umboðsmenn, verktakar og þriðju aðilar sem hafa tilefni til, hafa aðgang að upplýsingunum. Þeir munu aðeins vinna persónuupplýsingarnar eftir okkar leiðbeiningum og eru bundnir trúnaði.

11.4. Við höfum gert ráðstafanir til að meðhöndla hvers konar öryggisbrot og munum tilkynna þér og viðeigandi eftirlitsstofnunum um allan grun á öryggisbrotum þegar okkur ber lagaskylda til.

12. Geymsla persónuupplýsinga

12.1. Við geymum persónuupplýsingar eins lengi og þörf er á miðað við tilganginn með vinnslu upplýsinganna, þ.m.t. til að fylgja laga-, bókhalds- eða reikningsskilakröfum. Við mat á viðeigandi geymslutíma persónuupplýsinga, þá er horft til magns, eðlis og viðkvæmni persónuupplýsinganna, mögulegrar hættu á óheimilli notkun eða miðlunar persónuupplýsinganna, tilgangs vinnslunnar og hvort við getum náð tilganginum með öðrum vægari úrræðum, ásamt viðeigandi lagakrafna. Þannig ber okkur skylda að varðveita bókhaldsupplýsingar í 7 ár í samræmi við ákvæði laga um bókhald.

13. Réttindi þín

13.1 Í ákveðnum tilvikum, átt þú rétt á að:

a. Óska eftir aðgangi að persónuupplýsingunum þínum. Þú átt rétt á að fá afrit af þeim persónuupplýsingum sem við geymum um þig og staðfesta lögmæti vinnslunnar.

b. Óska eftir leiðréttingu þeirra persónuupplýsinga sem við geymum um þig. Þú átt rétt á að leiðrétta óáreiðanlegar persónuupplýsingar sem við kunnum að geyma.

c. Óska eftir eyðingu persónuupplýsinga þinna. Þú átt rétt á að óska eftir því að við eyðum eða fjarlægjum persónuupplýsingar þegar ekki er ástæða til áframhaldandi vinnslu. Þér er einnig heimilt að óska eftir því að við eyðum eða fjarlægjum persónuupplýsingar þínar eftir að þú hefur mótmælt vinnslu þeirra (sjá hér að neðan).

d. Mótmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna þegar við höfum réttlætt vinnsluna á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar (eða þriðju aðila) og þú hefur ástæðu til að mótmæla áframhaldandi vinnslu á þessum grundvelli. Þér er einnig heimilt að mótmæla vinnslu í þágu beinnar markaðssetningar.

e. Óska eftir takmörkun á vinnslu persónuupplýsinga þinna. Þú átt rétt á að óska eftir því að við hættum vinnslu persónuupplýsinga þinna, t.d. á meðan að við staðfestum áreiðanleika upplýsinganna.

f. Óska eftir miðlun á persónuupplýsingum þínum til annars aðila.

13.2. Ef þú vilt skoða, staðfesta, leiðrétta eða óska eftir eyðingu persónuupplýsinga þinna, mótmæla vinnslu þeirra, eða óska eftir að við miðlum afriti af þeim til annars aðila, vinsamlegast hafðu samband við okkur í netfang [runar@hreint.is].

15. Samskipti

15.1. Ef þú hefur einhverjar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig við meðhöndlum persónuupplýsingar þínar skaltu vinsamlegast hafa samband við okkur. Þú átt rétt á að kvarta, hvenær sem er, til Persónuverndar sem annast eftirlit með framkvæmd persónuverndarlaga og reglna sem settar er samkvæmt þeim. Vinsamlegast beinið fyrirspurnum á netfangið: [runar@hreint.is].

16. Breytingar á persónuverndarstefnunni

16.1. Við áskiljum okkur rétt til að uppfæra persónuverndarstefnu þessa hvenær sem er. Við kunnum einnig að tilkynna þér með öðrum leiðum verði einhverjar breytingar á vinnslu persónuupplýsinga þinna.

 

Ef þú hefur einhverjar spurningar um persónuverndarstefnu þessa, vinsamlegast hafðu samband við okkur.